Softskill part 6

Pengertian Pengawasan

Menurut Winardi (2000, hal. 585)

Pengawasan adalah semua aktivitas yang dilaksanakan oleh pihak manajer dalam upaya memastikan bahwa hasil aktual sesuai dengan hasil yang direncanakan.

Menurut Basu Swasta (1996, hal. 216)

Pengawasan merupakan fungsi yang menjamin bahwa kegiatan-kegiatan dapat memberikan hasil seperti yang diinginkan

Menurut Komaruddin (1994, hal. 104)

Pengawasan adalah berhubungan dengan perbandingan antara pelaksana aktual rencana, dan awal untuk langkah perbaikan terhadap penyimpangan dan rencana yang berarti.

Fungsi Pengawasan

§  Eksplanasi, pengawasan menghimpun informasi yang dapat menjelaskan mengapa hasil-hasil kebijakan publik dan program yang dicanangkan berbeda.

§  Akuntansi, pengawasan menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk melakukan akuntansi atas perubahan sosial ekonomi yang terjadi setelah dilaksanakannya sejumlah kebijakan publik dari waktu ke waktu.

§  Pemeriksaan, pengawasan membantu menentukan apakah sumberdaya dan pelayanan yang dimaksudkan untuk kelompok sasaran maupun konsumen tertentu memang telah sampai kepada mereka.

§  Kepatuhan, pengawasan bermanfaat untuk menentukan apakah tindakan dari para administrator program, staf dan pelaku lain sesuai dengan standar dan prosedur yang dibuat oleh legislator, instansi pemerintah dan atau lembaga profesional.

Maksud dan Tujuan Pengawasan

1.    Mengetahui jalannya pekerjaan apakah lancar atau tidak.

2.    Memperbaiki kesalahan yang dibuat oleh pegawai dan mengusahakan pencegahan agar tidak terulang kembali kesalahan yang sama atau timbulnya kesalahan baru.

3.    Mengetahui penggunaan budget yang telah ditetapkan dalam rencana awal (planning) terarah kepada sasarannya dan sesuai dengan yang direncanakan.

4.    Mengetahui pelaksanaan kerja sesuai dengan program (fase/tingkat pelaksanaan).

5.    Mengetahui hasil pekerjaan dibandingkan dengan yang telah ditetapkan dalam perencanaan.

Pengawasan Aktif dan Pengawasan Pasif

·      Pengawasan Aktif

Merupakan jenis pengawasan yg dilaksanakan di tempat kegiatan yg bersangkutan.

·      Pengawasan Pasif

Melakukan penelitian dan pengujian terhadap surat-surat pertanggungjawaban yang disertai dengan bukti-bukti penerimaan dan pengeluaran.

Perancangan Proses Pengawasan

William H. Newman menetapkan prosedur sistem pengawasan, dimana dikemukakan lima jenis pendekatan, yaitu :

1.    Merumuskan hasil diinginkan, yang dihubungkan dengan individu yang melaksanakan.

2.    Menetapkan petunjuk, dengan tujuan untuk mengatasi dan memperbaiki penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan, yaitu dengan :

a.           pengukuran input

b.           hasil pada tahap awal

c.          gejala yang dihadapi

d.           kondisi perubahan yang diasumsikan

3.      Menetapkan standar petunjuk dan hasil, dihubungkan dengan kondisi yang dihadapi.

4.      Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik, dimana komunikasi pengawasan didasarkan pada prinsip manajemen by exception yaitu atasan diberi informasi bila terjadi penyimpangan dari standar.

5.      Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi, bila perlu suatu tindakan diganti.

Softskill part 5

Manajemen Konflik

Konflik berasal dari kata kerja Latin configere yang berarti saling memukul. Secara sosiologis, konflik diartikan sebagai suatu proses sosial antara dua orang atau lebih (bisa juga kelompok) dimana salah satu pihak berusaha menyingkirkan pihak lain dengan menghancurkannya atau membuatnya tidak berdaya.

Menurut  Narjdana (1994) konflik adalah akibat situasi dimana keinginana atau kehendak yang berbeda atau berlawanan anatar yang satu dengan yang lain, sehingga salah satu atau keduanya saling terganggu.

Menurut Killman dan Thomas (1978), konflik merupakan kondisi terjadinya ketidakcocokan antar nilai atau tujuan-tujuan yang ingin dicapai, baik yang ada dalam diri individu maupun dalam hubungannya dengan orang lain. Kondisi yang telah dikemukakan tersebut dapat mengganggu bahkan menghambat tercapainya emosi atau stressyang mempengaruhi efisiensi dan produktivitas kerja (Wijono ,1993,p.4)

Menurut Wood, Walace, Zeffane, Schermerhorn, Hurt, dan Obsorn (1998:580) yang dimaksud dengan konflik (dalam ruang lingkup organisasi) adalah : Conflict is a situation which two or more people disagree over issues of organisational substance and/or  experience some emotional antagonism with one another.

yang kurang lebih memiliki arti bahwa konflik adalah suatu situasi dimana dua atau banyak orang saling tidak setuju terhadap suatu permasalahan yang menyangkut kepentingan organisasi dan/atau dengan timbulnya perasaan permusuhan satu dengan yang lainnya.

Menurut Stoner konflik organisasi adalah mencakup ketidaksepakatan soal alokasi sumber daya yang langka atau perselisihan soal tujuan, status, nilai, persepsi, atau kepribadian. (Wahyudi,2006:17)

Menurut Daniel Webster mendefinisikan konflik sebagai :

1.Persaingan atau pertentangan antara pihak-pihak yang tidak cocok satu sama lain.

2.Keadaan atau perilaku yang bertentangan (Pickering, 2001)

Sumber-Sumber Konflik Berasal

1. Konflik Dalam Diri Individu (Intraindividual Conflict)

A. Konflik yang berkaitan dengan tujuan yang hendak dicapai (goalconflict)

Menurut Wijono (1993, pp.7-15), ada tiga jenis konflik yang berkaitan dengan tujuan yang hendak dicapai (goal conflict), yaitu:

1) Approach-approach conflict, dimana orang didorong untuk melakukan pendekatan positif terhadap dua persoalan atau lebih, tetapi tujuan-tujuan yang dicapai saling terpisah satu sama lain.

2) Approach-Avoidance Conflict, dimana orang didorong untuk melakukan pendekatan terhadap persoalan-persoalan yang mengacu pada satu tujuandan pada waktu yang sama didorong untuk melakukan terhadap persoalan-persoalan tersebut dan tujuannya dapat mengandung nilai positif dan negatif bagi orang yang mengalami konflik tersebut.

3) Avoidance-Avoidance Conflict, dimana orang didorong untuk menghindari dua atau lebih hal yang negatif tetapi tujuan-tujuan yang dicapai saling terpisah satu sama lain.

Dalam hal ini, approach-approach conflict merupakan jenis konflik yang mempunyai resiko paling kecil dan mudah diatasi, serta akibatnya tidak begitu fatal.

B. Konflik yang berkaitan dengan peran dan ambigius
Di dalam organisasi, konflik seringkali terjadi karena adanya perbedaan peran dan ambigius dalam tugas dan tanggung jawab terhadap sikap-sikap, nilai-nilai dan harapan-harapan yang telah ditetapkan dalam suatu organisasi.
Filley and House memberikan kesimpulan atas hasil penyelidikan kepustakaan mengenai konflik peran dalam organisasi, yang dicatat melalui indikasi-indikasi yang dipengaruhi oleh empat variabel pokok yaitu :
1) Mempunyai kesadaran akan terjadinya konflik peran.
2) Menerima kondisi dan situasi bila muncul konflik yang bisa membuat tekanan-tekanan dalam pekerjaan.
3) Memiliki kemampuan untuk mentolelir stres.
4) Memperkuat sikap/sifat pribadi lebih tahan dalam menghadapi konflik yang muncul dalam organisasi (Wijono, 1993, p.15).
Stevenin (2000, pp.132-133), ada beberapa faktor yang mendasari munculnya konflik antar pribadi dalam organisasi misalnya adanya:
1. Pemecahan masalah secara sederhana. Fokusnya tertuju pada penyelesaian masalah dan orang-orangnya tidak mendapatkan perhatian utama.
2. Penyesuaian/kompromi. Kedua pihak bersedia saling memberi dan menerima, namun tidak selalu langsung tertuju pada masalah yang sebenarnya.
Waspadailah masalah emosi yang tidak pernah disampaikan kepada manajer. Kadang-kadang kedua pihak tetap tidak puas.
3. Tidak sepakat. Tingkat konflik ini ditandai dengan pendapat yang diperdebatkan. Mengambil sikap menjaga jarak. Sebagai manajer, manajer perlu memanfaatkan dan menunjukkan aspek-aspek yang sehat dari ketidaksepakatan tanpa membiarkan adanya perpecahan dalam kelompok.
4. Kalah/menang. Ini adalah ketidaksepakatan yang disertai sikap bersaing yang amat kuat. Pada tingkat ini, sering kali pendapat dan gagasan orang lain kurang dihargai. Sebagian di antaranya akan melakukan berbagai macamcara untuk memenangkan pertarungan.
5. Pertarungan/penerbangan. Ini adalah konflik “penembak misterius”. Orang-orang yang terlibat di dalamnya saling menembak dari jarak dekat kemudian mundur untuk menyelamatkan diri. Bila amarah meledak, emosi pun menguasai akal sehat. Orang-orang saling berselisih.
6. Keras kepala. Ini adalah mentalitas “dengan caraku atau tidak sama sekali”.
Satu-satunya kasih karunia yang menyelamatkan dalam konflik ini adalah karena biasanya hal ini tetap mengacu pada pemikiran yang logis. Meskipun demikian, tidak ada kompromi sehingga tidak ada penyelesaian.
7. Penyangkalan. Ini adalah salah satu jenis konflik yang paling sulit diatasi karena tidak ada komunikasi secara terbuka dan terus-terang. Konflik hanya dipendam. Konflik yang tidak bisa diungkapkan adalah konflik yang tidak bisa diselesaikan.

STRATEGI MENGATASI KONFLIK DALAM DIRI INDIVIDU

Menurut Wijono (1993 : 42-125) strategi mengatasi konflik, yaitu:

1. Strategi Mengatasi Konflik Dalam Diri Individu (Intraindividual Conflict)

Menurut Wijono (1993 : 42-66), untuk mengatasi konflik dalam diri individu diperlukan paling tidak tujuh strategi yaitu:

1) Menciptakan kontak dan membina hubungan

2) Menumbuhkan rasa percaya dan penerimaan

3) Menumbuhkan kemampuan /kekuatan diri sendiri

4) Menentukan tujuan

5) Mencari beberapa alternatif

6) Memilih alternatif

7) Merencanakan pelaksanaan jalan keluar

Softskill part 4

Ada beberapa pengertian kepemimpinan, antara lain :

·  Rauch & Behling

Kepemimpinan adalah suatu proses yang mempengaruhi aktifitas kelompok yang diatur untuk mencapai tujuan bersama.

·  Ordway Tead

Kepemimpinan adalah kegiatan untuk mempengaruhi orang-orang agar orang-orang  itu bekerja sama mencapai tujuan yang meraka inginkan.

·  Jacobs & Jacques

Kepemimpinan adalah suatu proses yang memberi arti (penuh arti kepemimpinan) pada kerjasama dan dihasilkan dengan kemauan untuk memimpin dalam mencapai tujuan.

·  Shared Goal, Hemhiel & Coons

Kepemimpinan adalah sikap pribadi, yang memimpin pelaksanaan aktivitas untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

·  Kelth Davis

Kepemimpinan adalah faktor kemanusiaan yang mengikat kelompok menjadi satu dan mendorongnya menuju tujuan.

TEORI-TEORI KEPEMIMPINAN

1. Teori Sifat
Teori ini bertolak dari dasar pemikiran bahwa keberhasilan seorang pemimpin ditentukan oleh sifat-sifat, perangai atau ciri-ciri yang dimiliki pemimpin itu. Atas dasar pemikiran tersebut timbul anggapan bahwa untuk menjadi seorang pemimpin yang berhasil, sangat ditentukan oleh kemampuan pribadi pemimpin. Dan kemampuan pribadi yang dimaksud adalah kualitas seseorang dengan berbagai sifat, perangai atau ciri-ciri di dalamnya. Ciri-ciri ideal yang perlu dimiliki pemimpin menurut Sondang P Siagian (1994:75-76) adalah:

- pengetahuan umum yang luas, daya ingat yang kuat, rasionalitas, obyektivitas, pragmatisme, fleksibilitas, adaptabilitas, orientasi masa depan;
- sifat inkuisitif, rasa tepat waktu, rasa kohesi yang tinggi, naluri relevansi, keteladanan, ketegasan, keberanian, sikap yang antisipatif, kesediaan menjadi pendengar yang baik, kapasitas integratif;
- kemampuan untuk bertumbuh dan berkembang, analitik, menentukan skala prioritas, membedakan yang urgen dan yang penting, keterampilan mendidik, dan berkomunikasi secara efektif.
Walaupun teori sifat memiliki berbagai kelemahan (antara lain : terlalu bersifat deskriptif, tidak selalu ada relevansi antara sifat yang dianggap unggul dengan efektivitas kepemimpinan) dan dianggap sebagai teori yang sudah kuno, namun apabila kita renungkan nilai-nilai moral dan akhlak yang terkandung didalamnya mengenai berbagai rumusan sifat, ciri atau perangai pemimpin; justru sangat diperlukan oleh kepemimpinan yang menerapkan prinsip keteladanan.

2. Teori Perilaku
Dasar pemikiran teori ini adalah kepemimpinan merupakan perilaku seorang individu ketika melakukan kegiatan pengarahan suatu kelompok ke arah pencapaian tujuan. Dalam hal ini, pemimpin mempunyai deskripsi perilaku:
a. konsiderasi dan struktur inisiasi
Perilaku seorang pemimpin yang cenderung mementingkan bawahan memiliki ciri ramah tamah,mau berkonsultasi, mendukung, membela, mendengarkan, menerima usul dan memikirkan kesejahteraan bawahan serta memperlakukannya setingkat dirinya. Di samping itu terdapat pula kecenderungan perilaku pemimpin yang lebih mementingkan tugas organisasi.
b. berorientasi kepada bawahan dan produksi
perilaku pemimpin yang berorientasi kepada bawahan ditandai oleh penekanan pada hubungan atasan-bawahan, perhatian pribadi pemimpin pada pemuasan kebutuhan bawahan serta menerima perbedaan kepribadian, kemampuan dan perilaku bawahan. Sedangkan perilaku pemimpin yang berorientasi pada produksi memiliki kecenderungan penekanan pada segi teknis pekerjaan, pengutamaan penyelenggaraan dan penyelesaian tugas serta pencapaian tujuan.
Pada sisi lain, perilaku pemimpin menurut model leadership continuum pada dasarnya ada dua yaitu berorientasi kepada pemimpin dan bawahan. Sedangkan berdasarkan model grafik kepemimpinan, perilaku setiap pemimpin dapat diukur melalui dua dimensi yaitu perhatiannya terhadap hasil/tugas dan terhadap bawahan/hubungan kerja.

Kecenderungan perilaku pemimpin pada hakikatnya tidak dapat dilepaskan dari masalah fungsi dan gaya kepemimpinan (JAF.Stoner, 1978:442-443)

3. Teori Situasional
Keberhasilan seorang pemimpin menurut teori situasional ditentukan oleh ciri kepemimpinan dengan perilaku tertentu yang disesuaikan dengan tuntutan situasi kepemimpinan dan situasi organisasional yang dihadapi dengan memperhitungkan faktor waktu dan ruang. Faktor situasional yang berpengaruh terhadap gaya kepemimpinan tertentu menurut Sondang P. Siagian (1994:129) adalah
* Jenis pekerjaan dan kompleksitas tugas;
* Bentuk dan sifat teknologi yang digunakan;
* Persepsi, sikap dan gaya kepemimpinan;
* Norma yang dianut kelompok;
* Rentang kendali;
* Ancaman dari luar organisasi;
* Tingkat stress;
* Iklim yang terdapat dalam organisasi.
Efektivitas kepemimpinan seseorang ditentukan oleh kemampuan “membaca” situasi yang dihadapi dan menyesuaikan gaya kepemimpinannya agar cocok dengan dan mampu memenuhi tuntutan situasi tersebut. Penyesuaian gaya kepemimpinan dimaksud adalah kemampuan menentukan ciri kepemimpinan dan perilaku tertentu karena tuntutan situasi tertentu.

TEORI X DAN Y DARI MC DOUGLAS

A. Teori X

Teori ini menyatakan bahwa pada dasarnya manusia adalah makhluk pemalas yang tidak suka bekerja serta senang menghindar dari pekerjaan dan tanggung jawab yang diberikan kepadanya. Pekerja memiliki ambisi yang kecil untuk mencapai tujuan perusahaan namun menginginkan balas jasa serta jaminan hidup yang tinggi. Dalam bekerja para pekerja harus terus diawasi, diancam serta diarahkan agar dapat bekerja sesuai dengan yang diinginkan perusahaan.

B. Teori Y
Teori ini memiliki anggapan bahwa kerja adalah kodrat manusia seperti halnya kegiatan sehari-hari lainnya. Pekerja tidak perlu terlalu diawasi dan diancam secara ketat karena mereka memiliki pengendalian serta pengerahan diri untuk bekerja sesuai tujuan perusahaan. Pekerja memiliki kemampuan kreativitas, imajinasi, kepandaian serta memahami tanggung jawab dan prestasi atas pencapaian tujuan kerja. Pekerja juga tidak harus mengerahkan segala potensi diri yang dimiliki dalam bekerja.

softskill part 3

 1. Jelaskan  yang dimaksud dengan koordinasi !

jawab :

  Koordinasi (coordination) adalah proses pengintegrasian tujuan –tujuan dan kegiatan –kegiatan pada satuan – satuan yang terpisah (departemen atau bidang – bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.

2. Apakah pengertian dari wewenang ?

jawab :

 Wewenang (authority) adalah hak untuk melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tercapai tujuan tertentu.

3. Jelaskan wewenang lini, wewenang staf dan wewenang staf fungsional !

jawab :

·    Wewenang lini, adalah wewenang dimana atasan melakukannya atas bawahannya langsung. Yaitu atasan langsung memberi wewenang kepada bawahannya, wujudnya dalam wewenang perintah dan tercermin sebagai rantai perintah yang diturunkan ke bawahan melalui tingkatan organisasi.

·   Wewenang staf, adalah hak yang dipunyai oleh satuan-satuan staf atau para spesialis untuk menyarankan, memberi rekomendasi, atau konsultasi kepada personalia ini. Kualifikasi yang harus dipenuhi oleh orang yang duduk sebagai taf yaitu dengan menganalisa melalui metode kuisioner, metode observasi, metode wawancara atau dengan menggabungkan ketiganya.

·    Wewenang staf fungsional, adalah hubungan terkuat yang dapat dimiliki staf dengan satuan-satuan lini.

4. Sebutkan dan jelaskan dengan singkat teori motivasi dari beberapa ahli !

jawab :

• Teori Abraham H. Maslow (Teori Kebutuhan)

Intinya bekisar pada pendapat bahwa manusia mempunyai lima tingkat atau hierarki kebutuhan, yaitu 

1) Kebutuhan fisiologikal (physiological needs)

2) Kebutuhan rasa aman (safety needs)

3) Kebutuhan kasih saying (love needs)

4) Kebutuhan akan harga diri (esteem needs)

5) Aktualisi diri (self actualization)

• Teori McClelland dikenal tentang teori kebutuhan untuk mencapai prestasi atau Need for acievment (N.Ach) yang menyatakan bahwa motivasi berbeda – beda, sesuai dengan kekuatan kebutuhan akan prestasi. Menurut McClelland karakteristik orang yang berprestasi tinggi (high achievers) memiliki 3 ciri umum, yaitu : 

- Sebuah preferensi untuk mengerjakan tugas – tugas dengan derajat kesulitan moderat.

- Menyukai situasi – situasi dimana kinerja mereka timbul karena upaya – upaya mereka sendiri, dan bukan karena factor – factor lain.

- Menginginkan umpan balik tentang keberhasilan dan kegagalan mereka, dibandingkan dengan mereka yang berprestasi rendah.

• Teori Clyton Alderfer (Teori “ERG”)

ERG, yaitu E = Existense (kebutuhan akn eksistensi), R = Relatedness (kebutuhan untuk berhubungan dengan pihak lain) dan G = Growth (kebutuhan akan pertumbuhan). Apabila teori Alderfer disimak lebih lanjut akan tmpak bahwa :

- Makin tidak terpenuhi suatu kebutuhan tertentu, makin besar pula keinginan untuk memuaskannya.

- Kuatnya keinginan memuaskan kebutuhan yang lebih tinggi semakin besar apabila kebutuhan yang lebih rendah telah dipuaskan.

- Sebaliknya, semakin sulit memuaskan kebutuhan yang tingkatnya lebih tinggi, semakin besar keinginan untuk memuaskan kebutuhan yang lebih mendasar.

• Teori Herzberg (Teori Dua Faktor)

Menurut teori ini yang dimaksud factor motivasional adalah hal – hal yang mendorong berprestasi yang sifatnya intrinsik, yang berarti bersumber dalam diri seseorang, sedangkan yang dimaksud dengan factor hygiene atau pemeliharaan adalh factor – factor yang sifatnya ekstrinsik yang berarti bersumber dari luar diri yang turut menetukan perilaku seseorang dalam kehidupan seseorang.

• Teori Keadilan 

Dalam membubuhkan persepsi tertentu, seorang pegawai biasanya menggunakan empat hal sebagai pembanding :

- Harapannya tentang jumlah imbalan yang dianggapnya layak diterima berdasarkan kualitifikasi pribadi, seperti pendidikan, keterampilan, sifat pekerjaan dan pengaamannya.

- Imbalan yang diterima oleh orang lain dalam organisasi yang kualitifikasi dan sifat pekerjaannya relative sama dengan yang bersangkutan sendiri.

- Imbalan yang diterima oleh pegawai lain di organisasi lain di kawasan yang sama serta melakukan kegiatan sejenis.

- Peraturan perundang – undangan yang berlaku mengenai jumlah dan jenis imbalan yang merupakan hak para pegawai.

• Teori penetapan tujuan (goal setting teori)

Edwin Locke mengemukakan bahwa dalam penetapan tujuan memiliki empat macam mekanisme motivasional, yakni (a) tujuan – tujuan mengarahkan perhatian (b) tujuan – tujuan mengatur upaya (c) tujuan – tujuan meningkatkan persistensi , dan (d) tujuan – tujuan menunjang strategi – strategi dan rencana – rencana kegiatan.

• Teori Viktor H. Vroom(Teori harapan)

Menurut teori ini motivasi merupakan akibat suatu hasil dari yang ingin dicapai oleh seorang dan perkiraan yang bersangkutan bahwa tindakannya akan mengarah kepada hasil yang diinginkannya itu. Artinya, apabila seseorang sangat menginginkan sesuatu, dan jalan tampaknya terbuka untuk memperolehnya, yang bersangkutan akan berupaya mendapatkannya.

• Teori penguatan danModifikasi Perilaku

Dalam hal ini berlakulah upaya yang dikenal dengan “hukum pengaruh” yang menyatakan bahwa manusia cenderung untuk mengulangi perilaku yang mempunyai konsekwensi yang menguntungkan dirinya dan mengelakkan perilaku yang mengakibatkan timbulnya kosekwensi yang merugikan.

• Teori kaitan Imbalan dengan Prestasi

Menurut model ini, motivasi seorang individu sangat dipengaruhi oleh berbagai factor, baik yang bersifat internal maupun eksternal. Yang termasuk pada factor internal :

(a) persepsi seorang mengenai diri sendiri 

(b) harga diri 

(c) harapan pribadi

(d) kebutuhan

(e) keinginan 

(f) kepuasan kerja 

(g) prestasi kerja yang dihasilkan. 

Factor eksternal :

(a) jenis dan sifat pekerjaan 

(b)kelompok kerja dimana seorang bergabung 

(c) organisasi tempat kerja 

(d) situasi lingkungan pada umumnya 

(e) system imbalan yang berlaku dan cara penerapannya.

5. Mengapa komunikasi sangat penting bagi suatu organisasi ? jelaskan dengan singkat !

jawab :

Dalam kenyataannya masalah komunikasi senantiasa muncul dalam proses organisasi. Bahkan boleh dikata, organisasi tanpa komunikasi ibarat sebuah mobil yang di dalamnya terdapat rangkaian alat-alat otomotif, yang terpaksa tidak berfungsi karena tidak adanya aliran fungsi antara satu bagian dengan bagian yang lain.Conection komunikasi merupakan sistem aliran yang menghubungkan dan membangkitkan kinerja antar bagian dalam organisasi sehingga menghasilkan sinergi.

Komunikasi menyediakan alalt-alat untuk pengambilan keputusan menerima umpan-balik dan mengoreksi tujuan serta prosedur organisasi. Apabila komunikasi berhenti maka aktivitas organisasi akan berhenti.

Softskill part 2

1. Apakah yang dimaksud dengan perencanaan ?
Jawab :

Perencanaan adalah menetapkan suatu cara untuk bertindak sebelum tindakan itu sendiri dilaksanakan
Syarat perencanaan yang baik :
a. Berdasarkan pada alternatif
Agar dapat menetapkan suatu perencanaan yang baik, maka sebaiknya sebelum perencanaan itu kita tetapkan, harus ditetapkan terlebih dahulu alternatif dari perencanaan. Dengan adanya alternatif perencanaan, yaitu dengan jalan mempertimbangkan untung rugi nya (cost and benefit) dari masing-masing alternatif, maka dapat kiranya kita menentukan suatu alternatif perencanaan yang paling baik
b. Harus realistis
Seperti halnya dengan tujuan organisasi, perencanaan harus realistis. Bila rencana itu tidak realistis, mungkin hanya akan baik diatas kertas, namun tidak dapat dilaksanakan dalam prakteknya. Suatu rencana yang tidak realistis kemungkinan terjadi karena pembuat rencana itu tidak melihat adanya kekuatan, kelemahan, kesempatan dan batasan-batasan yang dimiliki oleh organisasi. Misalnya keterbatasan dalam hal teknologi, keterbatasan sumber dana, keterbatasan tenaga kerja dan lain sebagainya.
c. Rencana harus ekonomis
Melihat adanya berbagai factor diatas, terutama terhadap keterbatasan organisasi, harus pula memperhatikan pertimbangan ekonomis dalam pembuatan suatu rencana. Bila didalam proses pembuatan rencana itu meninggalkan pertimbangan ekonomis, kemungkinan di dalam pelaksanaannya nanti, akan timbul adanya pemborosan-pemborosan, baik dari segi tenaga, waktu dan sebagainya. Sehingga dalam pembuatan rencana segi ekonomisnya harus benar-benar dipertimbangkan.
d. Rencana harus luwes (fleksible)
Sebenarnya suatu rencana yang baik adalah yang telah mendasarkan diri terhadap adanya penelitian yang telah dilangsungkan sebelumnya secara mendalam, tentu pula setelah memperhitungkan berbagai kemungkinan-kemungkinan yang ada. Namun didalam prakteknya seringkali terjadi, walaupun rencana itu telah dibuat dengan baik, sering pula ditinjau kembali. Ini disebabkan karena dalam prakteknya, sering muncul hal-hal yang tidak diduga sebelumnya dan sulit untuk diperhitungkan. Sebagi contoh adanya resesi ekonomi yang dapat mengakibatkan perubahan harga-harga barang, perubahan peraturan pemerintah dan lain sebagainya. Sebab itu, rencana harus bersifat luwes, artinya setiap waktu dapat dievaluir sesuai dengan perkembangan organisasi maupun situasi dan kondisi pada waktu tersebut. Namun ini bukan berate bahwa suatu rencana yang telah dibuat, dapat diubah sesuka hati.
e. Dilandasi Partisipasi
Ada baiknya kalau dalam membuat suatu rencana dilandasi unsur partisipasi. Sebab dengan adanya pertisipasi dari segenap pihak dalam organisasi, diperoleh berbagai masukan (input) yang sangat besar manfaatnya didalam pembuatan rencana itu sendiri. Dengan adanya partisipasi ini sebenarnya organisai memperoleh keuntungan ganda, sebab selain rencan itu sendiri menjadi lebih baik atau lebih sempurna, juga timbul pula adanya suatu gairah kerja serta semangat kerja dari masing-masing karyawan, karena merasa diikutsertakan dalam pembuatan rencana (lebih merasa dihargai).


2. Tuliskan pengertian organisasi dari beberapa ahli !

Jawab :

a) James D. Money
Organisasi adalah bentuk dari perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan besama.
b) Dokter Kimball
Organisasi adalah sebuah aktiva atau cara kerja (mekanisme) dari manajemen. Tujuan mengadakan pengontrakan dan personalia serta menentukan fungsi masing-masing tata kerjanya.
c) Ralph Currier Davis
Organisasi adalah kelompok orang-orang yang bekerja menuju ke tujuan bersama dibawah pimpinan.
d) Ermeat Dalk
Organisasi adalah proses perencanaan dalam sebuah badan usaha. Sifat : menyusun, mengembangkan dan pemeliharaan struktur atau pola hubungan kerja.
e) John D Millet
Organisasi adalah sebuah kerangka struktur, sebagai wahana dan wadah pelaksanaan pekerjaan banyak orang untuk mencapai suatu tujuan bersama.
f) John Price Johnes
Organisasi adalah kelompok manusia bekerja yang dipersatukan dibawah sebuah pimpinan dan dengan sarana yang serasi demi mencapai tujuan bersama.
g) Dwight Waldo
Organisasi adalah struktur hubungan antar manusia berdasarkan wewenang kelanggengan dalam sebuah system administrasi.
h) Edgar Scgein
Organisasi adalah koordinasi yang rasional dari aktiva banyak orang dengan pembagian kerja, fungsi, wewenang dan tanggung jawab demi mencapai tujuan bersama.
i) Harley Trecker
Organisasi adalah tindakan atau proses penghimpunan dari kelompok-kelompok yang ada hubungannya satu sama lain dalam sebuah wadah atau bagan.


3. Sebutkan macam-macam bentuk organisasi ?

Jawab :

• Organisasi garis
• Organisasi fungsional
• Organisasi garis dan staf
• Organisasi gabungan
• Organisasi matriks