softskill part 3

 1. Jelaskan  yang dimaksud dengan koordinasi !

jawab :

  Koordinasi (coordination) adalah proses pengintegrasian tujuan –tujuan dan kegiatan –kegiatan pada satuan – satuan yang terpisah (departemen atau bidang – bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.

2. Apakah pengertian dari wewenang ?

jawab :

 Wewenang (authority) adalah hak untuk melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tercapai tujuan tertentu.

3. Jelaskan wewenang lini, wewenang staf dan wewenang staf fungsional !

jawab :

·    Wewenang lini, adalah wewenang dimana atasan melakukannya atas bawahannya langsung. Yaitu atasan langsung memberi wewenang kepada bawahannya, wujudnya dalam wewenang perintah dan tercermin sebagai rantai perintah yang diturunkan ke bawahan melalui tingkatan organisasi.

·   Wewenang staf, adalah hak yang dipunyai oleh satuan-satuan staf atau para spesialis untuk menyarankan, memberi rekomendasi, atau konsultasi kepada personalia ini. Kualifikasi yang harus dipenuhi oleh orang yang duduk sebagai taf yaitu dengan menganalisa melalui metode kuisioner, metode observasi, metode wawancara atau dengan menggabungkan ketiganya.

·    Wewenang staf fungsional, adalah hubungan terkuat yang dapat dimiliki staf dengan satuan-satuan lini.

4. Sebutkan dan jelaskan dengan singkat teori motivasi dari beberapa ahli !

jawab :

• Teori Abraham H. Maslow (Teori Kebutuhan)

Intinya bekisar pada pendapat bahwa manusia mempunyai lima tingkat atau hierarki kebutuhan, yaitu 

1) Kebutuhan fisiologikal (physiological needs)

2) Kebutuhan rasa aman (safety needs)

3) Kebutuhan kasih saying (love needs)

4) Kebutuhan akan harga diri (esteem needs)

5) Aktualisi diri (self actualization)

• Teori McClelland dikenal tentang teori kebutuhan untuk mencapai prestasi atau Need for acievment (N.Ach) yang menyatakan bahwa motivasi berbeda – beda, sesuai dengan kekuatan kebutuhan akan prestasi. Menurut McClelland karakteristik orang yang berprestasi tinggi (high achievers) memiliki 3 ciri umum, yaitu : 

- Sebuah preferensi untuk mengerjakan tugas – tugas dengan derajat kesulitan moderat.

- Menyukai situasi – situasi dimana kinerja mereka timbul karena upaya – upaya mereka sendiri, dan bukan karena factor – factor lain.

- Menginginkan umpan balik tentang keberhasilan dan kegagalan mereka, dibandingkan dengan mereka yang berprestasi rendah.

• Teori Clyton Alderfer (Teori “ERG”)

ERG, yaitu E = Existense (kebutuhan akn eksistensi), R = Relatedness (kebutuhan untuk berhubungan dengan pihak lain) dan G = Growth (kebutuhan akan pertumbuhan). Apabila teori Alderfer disimak lebih lanjut akan tmpak bahwa :

- Makin tidak terpenuhi suatu kebutuhan tertentu, makin besar pula keinginan untuk memuaskannya.

- Kuatnya keinginan memuaskan kebutuhan yang lebih tinggi semakin besar apabila kebutuhan yang lebih rendah telah dipuaskan.

- Sebaliknya, semakin sulit memuaskan kebutuhan yang tingkatnya lebih tinggi, semakin besar keinginan untuk memuaskan kebutuhan yang lebih mendasar.

• Teori Herzberg (Teori Dua Faktor)

Menurut teori ini yang dimaksud factor motivasional adalah hal – hal yang mendorong berprestasi yang sifatnya intrinsik, yang berarti bersumber dalam diri seseorang, sedangkan yang dimaksud dengan factor hygiene atau pemeliharaan adalh factor – factor yang sifatnya ekstrinsik yang berarti bersumber dari luar diri yang turut menetukan perilaku seseorang dalam kehidupan seseorang.

• Teori Keadilan 

Dalam membubuhkan persepsi tertentu, seorang pegawai biasanya menggunakan empat hal sebagai pembanding :

- Harapannya tentang jumlah imbalan yang dianggapnya layak diterima berdasarkan kualitifikasi pribadi, seperti pendidikan, keterampilan, sifat pekerjaan dan pengaamannya.

- Imbalan yang diterima oleh orang lain dalam organisasi yang kualitifikasi dan sifat pekerjaannya relative sama dengan yang bersangkutan sendiri.

- Imbalan yang diterima oleh pegawai lain di organisasi lain di kawasan yang sama serta melakukan kegiatan sejenis.

- Peraturan perundang – undangan yang berlaku mengenai jumlah dan jenis imbalan yang merupakan hak para pegawai.

• Teori penetapan tujuan (goal setting teori)

Edwin Locke mengemukakan bahwa dalam penetapan tujuan memiliki empat macam mekanisme motivasional, yakni (a) tujuan – tujuan mengarahkan perhatian (b) tujuan – tujuan mengatur upaya (c) tujuan – tujuan meningkatkan persistensi , dan (d) tujuan – tujuan menunjang strategi – strategi dan rencana – rencana kegiatan.

• Teori Viktor H. Vroom(Teori harapan)

Menurut teori ini motivasi merupakan akibat suatu hasil dari yang ingin dicapai oleh seorang dan perkiraan yang bersangkutan bahwa tindakannya akan mengarah kepada hasil yang diinginkannya itu. Artinya, apabila seseorang sangat menginginkan sesuatu, dan jalan tampaknya terbuka untuk memperolehnya, yang bersangkutan akan berupaya mendapatkannya.

• Teori penguatan danModifikasi Perilaku

Dalam hal ini berlakulah upaya yang dikenal dengan “hukum pengaruh” yang menyatakan bahwa manusia cenderung untuk mengulangi perilaku yang mempunyai konsekwensi yang menguntungkan dirinya dan mengelakkan perilaku yang mengakibatkan timbulnya kosekwensi yang merugikan.

• Teori kaitan Imbalan dengan Prestasi

Menurut model ini, motivasi seorang individu sangat dipengaruhi oleh berbagai factor, baik yang bersifat internal maupun eksternal. Yang termasuk pada factor internal :

(a) persepsi seorang mengenai diri sendiri 

(b) harga diri 

(c) harapan pribadi

(d) kebutuhan

(e) keinginan 

(f) kepuasan kerja 

(g) prestasi kerja yang dihasilkan. 

Factor eksternal :

(a) jenis dan sifat pekerjaan 

(b)kelompok kerja dimana seorang bergabung 

(c) organisasi tempat kerja 

(d) situasi lingkungan pada umumnya 

(e) system imbalan yang berlaku dan cara penerapannya.

5. Mengapa komunikasi sangat penting bagi suatu organisasi ? jelaskan dengan singkat !

jawab :

Dalam kenyataannya masalah komunikasi senantiasa muncul dalam proses organisasi. Bahkan boleh dikata, organisasi tanpa komunikasi ibarat sebuah mobil yang di dalamnya terdapat rangkaian alat-alat otomotif, yang terpaksa tidak berfungsi karena tidak adanya aliran fungsi antara satu bagian dengan bagian yang lain.Conection komunikasi merupakan sistem aliran yang menghubungkan dan membangkitkan kinerja antar bagian dalam organisasi sehingga menghasilkan sinergi.

Komunikasi menyediakan alalt-alat untuk pengambilan keputusan menerima umpan-balik dan mengoreksi tujuan serta prosedur organisasi. Apabila komunikasi berhenti maka aktivitas organisasi akan berhenti.

Softskill part 2

1. Apakah yang dimaksud dengan perencanaan ?
Jawab :

Perencanaan adalah menetapkan suatu cara untuk bertindak sebelum tindakan itu sendiri dilaksanakan
Syarat perencanaan yang baik :
a. Berdasarkan pada alternatif
Agar dapat menetapkan suatu perencanaan yang baik, maka sebaiknya sebelum perencanaan itu kita tetapkan, harus ditetapkan terlebih dahulu alternatif dari perencanaan. Dengan adanya alternatif perencanaan, yaitu dengan jalan mempertimbangkan untung rugi nya (cost and benefit) dari masing-masing alternatif, maka dapat kiranya kita menentukan suatu alternatif perencanaan yang paling baik
b. Harus realistis
Seperti halnya dengan tujuan organisasi, perencanaan harus realistis. Bila rencana itu tidak realistis, mungkin hanya akan baik diatas kertas, namun tidak dapat dilaksanakan dalam prakteknya. Suatu rencana yang tidak realistis kemungkinan terjadi karena pembuat rencana itu tidak melihat adanya kekuatan, kelemahan, kesempatan dan batasan-batasan yang dimiliki oleh organisasi. Misalnya keterbatasan dalam hal teknologi, keterbatasan sumber dana, keterbatasan tenaga kerja dan lain sebagainya.
c. Rencana harus ekonomis
Melihat adanya berbagai factor diatas, terutama terhadap keterbatasan organisasi, harus pula memperhatikan pertimbangan ekonomis dalam pembuatan suatu rencana. Bila didalam proses pembuatan rencana itu meninggalkan pertimbangan ekonomis, kemungkinan di dalam pelaksanaannya nanti, akan timbul adanya pemborosan-pemborosan, baik dari segi tenaga, waktu dan sebagainya. Sehingga dalam pembuatan rencana segi ekonomisnya harus benar-benar dipertimbangkan.
d. Rencana harus luwes (fleksible)
Sebenarnya suatu rencana yang baik adalah yang telah mendasarkan diri terhadap adanya penelitian yang telah dilangsungkan sebelumnya secara mendalam, tentu pula setelah memperhitungkan berbagai kemungkinan-kemungkinan yang ada. Namun didalam prakteknya seringkali terjadi, walaupun rencana itu telah dibuat dengan baik, sering pula ditinjau kembali. Ini disebabkan karena dalam prakteknya, sering muncul hal-hal yang tidak diduga sebelumnya dan sulit untuk diperhitungkan. Sebagi contoh adanya resesi ekonomi yang dapat mengakibatkan perubahan harga-harga barang, perubahan peraturan pemerintah dan lain sebagainya. Sebab itu, rencana harus bersifat luwes, artinya setiap waktu dapat dievaluir sesuai dengan perkembangan organisasi maupun situasi dan kondisi pada waktu tersebut. Namun ini bukan berate bahwa suatu rencana yang telah dibuat, dapat diubah sesuka hati.
e. Dilandasi Partisipasi
Ada baiknya kalau dalam membuat suatu rencana dilandasi unsur partisipasi. Sebab dengan adanya pertisipasi dari segenap pihak dalam organisasi, diperoleh berbagai masukan (input) yang sangat besar manfaatnya didalam pembuatan rencana itu sendiri. Dengan adanya partisipasi ini sebenarnya organisai memperoleh keuntungan ganda, sebab selain rencan itu sendiri menjadi lebih baik atau lebih sempurna, juga timbul pula adanya suatu gairah kerja serta semangat kerja dari masing-masing karyawan, karena merasa diikutsertakan dalam pembuatan rencana (lebih merasa dihargai).


2. Tuliskan pengertian organisasi dari beberapa ahli !

Jawab :

a) James D. Money
Organisasi adalah bentuk dari perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan besama.
b) Dokter Kimball
Organisasi adalah sebuah aktiva atau cara kerja (mekanisme) dari manajemen. Tujuan mengadakan pengontrakan dan personalia serta menentukan fungsi masing-masing tata kerjanya.
c) Ralph Currier Davis
Organisasi adalah kelompok orang-orang yang bekerja menuju ke tujuan bersama dibawah pimpinan.
d) Ermeat Dalk
Organisasi adalah proses perencanaan dalam sebuah badan usaha. Sifat : menyusun, mengembangkan dan pemeliharaan struktur atau pola hubungan kerja.
e) John D Millet
Organisasi adalah sebuah kerangka struktur, sebagai wahana dan wadah pelaksanaan pekerjaan banyak orang untuk mencapai suatu tujuan bersama.
f) John Price Johnes
Organisasi adalah kelompok manusia bekerja yang dipersatukan dibawah sebuah pimpinan dan dengan sarana yang serasi demi mencapai tujuan bersama.
g) Dwight Waldo
Organisasi adalah struktur hubungan antar manusia berdasarkan wewenang kelanggengan dalam sebuah system administrasi.
h) Edgar Scgein
Organisasi adalah koordinasi yang rasional dari aktiva banyak orang dengan pembagian kerja, fungsi, wewenang dan tanggung jawab demi mencapai tujuan bersama.
i) Harley Trecker
Organisasi adalah tindakan atau proses penghimpunan dari kelompok-kelompok yang ada hubungannya satu sama lain dalam sebuah wadah atau bagan.


3. Sebutkan macam-macam bentuk organisasi ?

Jawab :

• Organisasi garis
• Organisasi fungsional
• Organisasi garis dan staf
• Organisasi gabungan
• Organisasi matriks